Trik Mengubah Data Excel Ke Access

Jika anda telah memiliki database dalam bentuk Microsoft Excel (*.xls), maka anda tidak perlu membuat atau memasukkan kembali data yang telah ada didalam file Excel anda tersebut. Untuk dapat menggunakan file Excel anda kedalam Microsoft Access, silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini:

Buat Database baru di Microsoft Access dengan cara:
1. Klik “Create a new file” (pada taskpane)

2. Kemudian Pilih “Blank Database”

3. Kemudian “Save” dengan nama file yang kita inginkan.

4. JIka di simpan (save), maka akan keluar lembar baru untuk membuat table dan sebagainya.

5. Misal kita memiliki file Excel, dan sudah dipersiapkan.

6. Pada Object table”, klik kanan pada lahan putih dibawah “Create table by entering data”. Kemudian Pilih “Import”.

7. Setelah klik import, maka akan muncul menu dibawah ini. Kemudian rubah file tipe menjadi Microsoft Excel dan cari file yang ingin dipindahkan ke Microsoft Access. (Misalkan disini saya menggunakan file Alamat-Dinkes2005.xls

8. Jika sudah menemukan file yang akan di pindahkan ke Microsoft Access, kemudian klik Import. Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:

( ) Show worksheets = artinya sheet atau lembar yang kita miliki di table Excel. Misalnya pada table saya, terdapat 3 (Tiga) Sheet table yang tersedia di dalam file Excel yang saya miliki. Kemudian pilih Tabel (Sheet) yang ingin kita gunakan. Misalkan saya menggunakan Sheet Dinkes. Saya pilih sheet dinkes, kemudian Klik Next.

9. Setelah klik Next, maka akan muncul pertanyaan untuk memilih apakah baris pertama akan dijadikan variabelnya. Pada pertanyaan ini, silahkan untuk mengklik “First Row Contains Coloumn Heading”. Setelah ini selesai, silahkan untuk mengklik Next.

10. Setelah mengklik Next, akan muncul tampilan yang menanyakan dimana kita akan menempatkan table yang telah kita miliki ini. Apakah dalam table baru atau dalam table yang sudah ada. Untuk pilihan ini, silahkan mencoba untuk memilih “In New Tabel”. Setelah memilih menu tersebut, silahkan untuk mengklik menu Next.

11. Setelah klik next maka akan muncul pesan atau hasil preview dari table kita, seperti dibawah ini. Setelah itu silahkan mengklik menu Next.

12. Pada pilihan berikutnya, anda dihadapkan dengan pertanyaan “Apakah anda akan menentukan variabel yang akan dijadikan primary key?”. Hasil tampilannya dapat dilihat dibawah ini.

Terdapat tiga pilihan dalam membuat primary key:
1. Let Access add primary key = yang artinya akan dibuat variabel primary key secara otomatis oleh access.

2. Choose my own primary key = yang artinya anda dapat memilih variabel mana yang ingin dijadikan primary key pada table yang telah dimiliki.

3. No primary key = yang artinya tidak membuat primary key pada table yang telah ada. Namun anda dapat membuat primary key secara manual (yang pernah diajarkan dulu, melalui menu table).

Jika telah selesai, silahkan untuk mengklik menu Next. Sebagai contoh, saya tidak menggunakan primary key secara otomatis, tapi saya akan membuat primary key secara manual.

13. Setelah itu klik Next, kemudian klik Finish. Maka table yang anda miliki di Excel telah di Import ke dalam bentuk Access.


NB: Membuat Primary Key: Untuk membuat primary key, silahkan masuk ke dalam table design. Kemudian klik kanan pada variabel yang diinginkan, lalu pilih primary key (gambar kunci). Pada modul terdahulu telah ada dibuatkan cara membuat primary key.